Alles, was eine Praxis braucht. Nichts darüber hinaus.
Die Funktionen folgen Ihrem Arbeitsablauf, vom ersten Klick am Morgen bis zum Nachweis für den Zoll.
Stempeln: ein Button, ehrliche Zeiten
Mitarbeiter bedienen einen einzigen Button: Einstempeln, Pause beginnen, Pause beenden, Ausstempeln.
- Zeitstempel nur vom Server. Der Browser schreibt nie eine Zeit; alle Zeiten kommen von der Datenbank.
- Live-Summen. Aktuelle Sitzung, Arbeitszeit und Pausenzeit des Tages laufen sekündlich mit, ohne Abfrage beim Server.
- Mehrere Arbeitgeber. Wer für zwei Ärzte der Praxis arbeitet, wählt den Arbeitgeber; jeder Eintrag wird entsprechend zugeordnet.
- Mitternacht. Läuft eine Sitzung über Mitternacht, wird sie um 00:00 Uhr Berliner Zeit automatisch in zwei Einträge geteilt.
- ArbZG-Warnungen live. Auf dem Button erscheinen Hinweise bei 5 Std. 45 Min. und 6 Std. (Pause, §4) sowie bei 9 Std. 45 Min. und 10 Std. (Tageshöchstarbeitszeit, §3).
Korrigieren: das Vier-Augen-Prinzip
Wer das Ausstempeln vergisst, beantragt die Korrektur: alter Wert, neuer Wert, Begründung. Inhaber oder Leitung genehmigt, lehnt ab oder fordert eine Überarbeitung an. Offene Anträge lassen sich zurückziehen und neu stellen.
Jede genehmigte Korrektur wird serverseitig geschrieben und im Audit-Log mit Genehmiger und Zeitpunkt festgehalten. Kein direktes Bearbeiten in der Datenbank, keine Excel-Korrekturen.
Abwesenheiten: alles an einem Ort
- Urlaub: beantragen Mitarbeiter selbst, Inhaber oder Leitung genehmigt.
- Krankheit und Fortbildung: erfassen Inhaber oder Leitung direkt, ohne Genehmigungsschritt.
- Freizeitausgleich: Inhaber gewährt Tage, Mitarbeiter beantragen sie, ganz- und halbtagsweise (vormittags oder nachmittags).
- Feiertage sind je Praxis hinterlegt.
- Saldo-Anzeige: Urlaubsanspruch, genommen, beantragt und verbleibend auf einen Blick.
- Konfliktprüfung: Anträge auf Tage mit gleichartigem oder kollidierendem Eintrag werden blockiert.
- Datenschutz: Krankmeldungen sehen nur Inhaber und Leitung, nicht das übrige Team.
- Teamkalender: zwei Monate nebeneinander, Feiertage markiert, Urlaub und Freizeitausgleich im Rahmen der Rollenrechte sichtbar.
Planen: der Dienstplan, ohne Aufpreis
Der Dienstplan gehört zum Paket. Er arbeitet mit denselben Verträgen, Abwesenheiten und Mitarbeitern wie die Zeiterfassung, nichts wird doppelt gepflegt.
- Wochenplan je Standort. Kalenderwoche, Schichten mit Name, Beginn, Ende und Farbe. Start aus den Verträgen, mit der Vorwoche oder leer.
- Qualifikationen und Funktionen. Mitarbeiter tragen mehrere Funktionen und Qualifikationen; der Plan zeigt sie an der Schicht.
- Besetzungsanforderungen. Mindestanzahl je Funktion, Qualifikation, Wochentag und Schicht. Die Besetzung ist farbig markiert (grün, gelb, rot), Lücken bei Funktion oder Qualifikation werden gesondert ausgewiesen.
- Urlaub, Krank und Feiertag im Plan. Konflikte sehen Sie sofort; wer abwesend ist, wird nicht als geplant gezählt.
- Entwurf und Veröffentlichung. Mitarbeiter sehen den Plan erst, wenn Sie ihn veröffentlichen. Eine veröffentlichte Woche lässt sich überarbeiten; der Versionsverlauf zeigt, wer wann veröffentlicht hat, und jeder Stand steht im Audit-Log.
- Mein Dienstplan. Jeder Mitarbeiter sieht seine kommenden Schichten, auch auf der Stempelseite.
- Druckansicht. Eine Seite im Querformat je Woche, fertig für den Aushang.
Berichte: Überblick und Abschluss
- Präsenz in Echtzeit. Jeder Mitarbeiter als Karte: arbeitet, in Pause, erwartet oder nicht im Dienst. „Erwartet“ erscheint, wenn laut Vertrag Dienst wäre, keine Abwesenheit und kein Feiertag vorliegt und nach 09:45 Uhr noch nicht gestempelt wurde. Ein Klick öffnet die Krankmeldung, schon ausgefüllt.
- Monatsbericht. Soll, Ist und Differenz je Mitarbeiter und Arbeitgeber, Urlaubs-, Krank- und Fortbildungstage, Hinweise auf auffällige Tage, Drill-down bis zum einzelnen Eintrag, CSV-Export für die Lohnabrechnung.
- §16-Monatsausdruck. Ein Klick erzeugt das PDF für alle Arbeitgeber und Mitarbeiter eines Monats: je Abschnitt mit Briefkopf, Tagestabelle (Beginn, Ende, Pause, Netto, Abwesenheit), Summenzeile und zwei Unterschriftenzeilen.
- Mein Saldo. Mitarbeiter sehen selbst Stundensaldo, Urlaub, Freizeitausgleich und Krankheitstage, Monat für Monat, auch nach Vertragswechseln korrekt.
- Jahresübersicht. Stundensaldo, Urlaub, Freizeitausgleich und Krankheitstage je Mitarbeiter auf einer Seite.
- Verträge mit Gültigkeitszeitraum. Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch und Dienstzeiten je Wochentag; alte Monate bleiben nach einer Vertragsänderung korrekt. Je Arbeitgeber hinterlegen Sie Namen und Briefkopf für alle Ausdrucke.
- Einladung per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, die Einladung geht raus, den Rest erledigt der Mitarbeiter selbst.
Nachweis: Audit-Log und Rollen
Jede Änderung an Zeiteinträgen, Korrekturen, Verträgen und Abwesenheiten erzeugt einen unveränderlichen Eintrag im Audit-Log: was sich geändert hat (alt und neu), wer es getan hat, wann (Serverzeit), welcher Mitarbeiter und welcher Arbeitgeber betroffen waren. Der Export als PDF ist nach Arbeitgeber gruppiert und mit Briefkopf versehen. Es ist das Dokument für eine Prüfung durch den Zoll.
Drei Rollen: Inhaber mit vollem Zugriff, Leitung für Genehmigungen und Berichte, Mitarbeiter nur für die eigenen Zeiten. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, pro Person umschaltbar. Mehr zur rechtlichen Seite finden Sie unter Rechtssicherheit.